Каталог
Задачи организаторов выставки и участников во многом совпадают. Обе стороны заинтересованы в большом количестве посетителей-специалистов, в полезных деловых контактах и в популярности мероприятия.
Многие из Вас ни первый год принимают участие в выставке и отлично знают, как подготовиться к подобному мероприятию. Однако предлагаем Вашему вниманию несколько наших рекомендаций, которые могут помочь в подготовке к предстоящей выставке.
Основные причины для участия в выставке:
Выставка-это в первую очередь демонстрация достижений, возможностей, а также анонсирование стратегий.
1. Несмотря на затраты по организации выставки, только она обеспечивает возможность взаимодействия между покупателями и продавцами за короткий отрезок времени.
2. Крупные выставки посещают тысячи аналитиков, журналистов и других специалистов, формирующих общественное мнение. Вашей компании предоставляется отличная возможность целенаправленно представить информацию о деятельности вашей компании.
3. Грамотно подобранная и проведенная выставка способствует повышению продаж и имиджа компании.
4. Если Ваша компания перестанет участвовать в выставках, то, вероятно, Вы не увидите резкого падения продаж, но в глазах потребителей Вы потеряете свое лицо и, как следствие, позиции на рынке.
5. Участие в выставке- прекрасная возможность для представления нового бренда, а также для освоения новых рынков.
Кому поручить подготовку к выставке
Генеральному Директору следует назначить ответственное лицо-руководителя выставки (если такого сотрудника нет в штатном расписании), который будет полностью отвечать за качество проведения мероприятия: от выбора выставки до анализа ее эффективности.
Как принять участие в выставке
Если Вы решили участвовать в выставке, постарайтесь получить от нее максимальный эффект. Для этого нужно качественно проработать каждый из следующих этапов:
1. Выбор формы участия в выставке.
2. Подготовка.
3. Составление сметы расходов.
4. Работа на выставке.
5. Работа после выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).
Этап 1. Выбор формы участия в выставке
Форму участия нужно выбирать в зависимости от Вашей стратегии, поставленных целей и возможностей. Например, можно остановиться на одной или нескольких из перечисленных ниже форм:
Рекомендуем выбирать несколько форм участия, в том числе и спонсорство: это позволит заявить о компании, как во время выставки, так и задолго до ее проведения при рекламной кампании выставки. Также постарайтесь узнать, как будут представлены на выставке Ваши ближайшие конкуренты.
Этап 2. Подготовка к выставке
От качества подготовки к выставке на 80 % зависит ее эффективность. Минимальный срок подготовки должен составлять три месяца. В план подготовки работ руководитель должен включить следующие вопросы:
Подготовка стенда. Важно определить параметры стенда: размеры, оформление, расположение. Выбор зависит от целей, стратегии компании, уровня участвующих конкурентов,значимости выставки. Вам не понадобится громадный стенд, если Вы не делаете ставку на массового потребителя и не планируете разместить десяток столов для ведения переговоров. Некоторые участники привлекают внимание к своему стенду, устраивая концерты, конкурсы и другие шумные мероприятия. Планируя их, следует помнить, что это воздействует исключительно на массового посетителя.
Если стенд планируется использоваться в качестве имиджевой рекламы, тогда мощная трехмерная конструкция – это то, что нужно. Но если компания работает на рынке b2b, стенддолжен не просто впечатлять, а информировать о сути предложений компании и ее конкурентных преимуществ. Многие считают, что чем ближе к входу в павильон будет находиться стенд, чем он будет заметнее и крупнее, тем лучше. Но, как правило, посетители, так или иначе, обходят всю экспозицию, поэтому при грамотном оформлении стенд в любом месте даст свой эффект.
Независимо от того, где расположен и как выглядит ваш стенд, умело применяйте правило «трех секунд». Суть этого правила в том, что посетителю достаточно трех секунд, чтобы он заметил ваш стенд и решил посетить именно его. Эффективно используйте различные световые эффекты, движущиеся элементы и красочную полиграфию.
Подготовка рекламных и информационных материалов. Кроме полиграфической продукции среди Ваших раздаточных материалов очень уместно будут CD, так как полная подборка каталогов, буклетов, листовок и т.д. нередко бывает достаточно тяжела. Желательно, чтобы печатная продукция привлекала внимание интересными данными общего характера. Кроме того, для участия в выставке нужно подготовить сувенирную продукцию: ручки, календари, брелки и т.д.
Подготовка персонала. Чтобы Ваши сотрудники правильно подготовились к выставке, им обязательно нужно посещать подобные мероприятия и фиксировать все, что их заинтересовало.
Исследования показали, что 32 % посетителей покидают выставочный стенд, разочарованные деятельностью персонала.
Основные принципы отбора персонала для работы на выставке:
В среднем оптимальный численный состав для работы на выставке - пять-шесть человек. В большинстве своем, необходимо иметь двух-трех стендистов, двух сотрудников для принятия профессиональных решений и одного - для поддержания порядка, обслуживания техники и обеспечения материалами. Также на выставке должен работать сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, руководитель выставки. Для сбора данных о конкурентах необходим специальный сотрудник, например маркетолог.
Если стенд находится не в лучшем месте выставочного зала, стоит подумать о привлечении промоутеров – распространителей рекламы и информации о Вашей компании. Работа промоутеров может принести больший эффект и обойтись дешевле, чем размещение стенда на престижном месте.
Информирование клиентов и партнеров. Начинать привлекать посетителей к вашему стенду необходимо на самых ранних этапах, когда сформулированы цели участия в выставке и определена целевая группа.
На практике используются следующие способы, позволяющие повысить посещаемость стенда:
Проведенные зарубежные исследования показали, что посещаемость стенда увеличивается на треть при правильном проведении предвыставочной рекламной кампании.
Этап 3. Составление сметы расходов
После решения организационно-подготовительных вопросов разрабатывается окончательная смета участия в выставке.
К основным статьям расходов можно отнести:
Этап 4. Работа на выставке
Кроме основной цели (продвижение компании и ее продукта на рынке), немаловажной задачей в период работы на выставке является поиск новых партнеров, исследование посетителей и конкурентов, взаимодействие с представителями СМИ.
Поиск новых партнеров. Чтобы облегчить установление контактов, Генеральному Директору и другим руководителям нужно обязательно обозначить время посещения выставки. Лучше всего, если оно совпадает с какими-то важными мероприятиями, проходящими в рамках выставки, на которых будут присутствовать интересные для компании лица. Рекомендуем на стенде иметь расписание, оповещающее персонал, когда и кто из руководителей компании будет присутствовать на выставке.
Исследование посетителей - это анкетирование гостей стенда. Не стоит задерживать их надолго - желательно задавать три-четыре вопроса. Стендистам лучше фиксировать ответы самостоятельно, а не давать заполнять анкеты. Собранные анкеты и прикрепленные к ним визитки не должны лежать на видном месте.
Исследование конкурентов можно поручить сотруднику отдела маркетинга. Как правило, анализируются представленные новинки, преимущества конкурентов, их слабые места. Собранные данные должны оперативно обрабатываться, чтобы по возможности успеть решить возникающие вопросы в ходе выставки.
Этап 5. Работа после выставки
Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителей СМИ.
Ошибочно думать, что на следующий день после выставки выстроится очередь из покупателей, а партнеры будут непрерывно предлагать выгодные проекты. Но в то же время оценка эффективности должна обязательно проводиться. Лучше, если она будет проходить в два этапа:
Оценка заканчивается подведением общих итогов:
Все приведенные выше способы расчета эффективности мероприятия – примерные и являются индивидуальными для каждой компании, так как результативность каждой выставки неразрывно связана с прочей маркетинговой деятельностью данной компании.
Руководитель выставки «Wedding Emotions»
Сальмухамедова Назгуль
+7 (727) 327 11 57, +7 707 358 999 2
е-mail: wedexpo@yanevesta.kz
Директор журнала «Я Невеста»
Полина Родионова
+7 (727) 328 16 54, +7 707 324 63 83
е-mail: polina@yanevesta.kz
Менеджер по рекламе
Шадымова Елена
+ 7 (727) 329 64 31, +7 701 593 25 65
е-mail: lena@yanevesta.kz
